Kerjasama Digitalisasi, SEVIMA dan LLDIKTI Sumut Rumuskan Dua Tips Pecahkan Masalah Administrasi Kampus

MEDAN – Indonesia memiliki 4.500 kampus negeri dan swasta dengan sistem pengelolaan yang berbeda-beda. Sayangnya masih banyak pengelolaan kampus yang belum sesuai standar, bahkan masih berbasis kertas dan belum digital.

Hal ini diungkapkan oleh Prof. Saiful Anwar Matondang, Kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah I Sumatera Utara (LLDIKTI Sumut), dalam Seminar dan Konferensi Pers Digitalisasi Kampus dengan SEVIMA Platform pada Senin (17/04) sore. Ia mencontohkan kasus yang pernah terjadi di Sumatera Utara, yaitu ada kampus yang bermasalah akreditasinya karena berkasnya belum digital.

“Dalam proses akreditasi dan penjaminan mutu, ada proses asesmen lapangan dimana data dicocokkan dengan aturan pemerintah. Sayangnya masih banyak dokumen yang diprint saat penilaian, masih kertas, bertumpuk-tumpuk, tidak ada format baku, dan asesor menolak dokumen tersebut dengan alasan tidak terdata di sistem. Itu menyebabkan sulit sekali kampus menjadi unggul!,” ungkap Prof. Saiful menyatakan keprihatinannya.

Untuk mengatasi tantangan penjaminan mutu tersebut, LLDIKTI Sumut sebagai satuan kerja di Kementerian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi, bersama SEVIMA sebagai Perusahaan Education Technology, menandatangani perjanjian kerjasama untuk digitalisasi kampus.

Perjanjian ini ditandatangani langsung oleh Kepala LLDIKTI Sumut bersama Direktur Pemasaran SEVIMA Andry Huzain.

LLDIKTI Sumut beserta SEVIMA juga menyepakati dua poin kerjasama yang sekaligus menjadi tips sekaligus strategi dalam memecahkan masalah administrasi kampus. *Berikut rumusannya:*

1. Berkolaborasi Sediakan Sistem Akademik berbasis Digital dan Terintegrasi

Dalam pengalamannya membina 204 kampus dan 13.000 dosen di Sumatera Utara, Prof. Saiful beberapa kali menemukan kesalahan data yang dicatat maupun dilaporkan perguruan tinggi. Misalnya data pribadi, nilai mahasiswa, hingga terkait penomoran ijazah.

Kesalahan data ini seharusnya tidak terjadi jika kampus telah menjalankan administrasinya secara digital sekaligus terintegrasi. Dua poin ini berjalan beriringan, karena tak jarang ada sistem digital yang sudah berjalan namun ternyata tidak terintegrasi. Idealnya, mulai dari mahasiswa mendaftar di kampus sampai proses perkuliahan dan mendapat penerbitan ijazah, harus dilakukan secara terintegrasi.

“Ini sangat penting karena sekarang eranya digitalisasi, dan ini harapan saya yang nantinya akan di-follow up oleh kampus dengan SEVIMA Platform,” ungkap Prof. Saiful.

Andry Huzain menambahkan bahwa otomatisasi administrasi, digitalisasi kampus, dan kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai data serta kebutuhan pendidikan tinggi, telah menjadi spesialisasi SEVIMA selama 20 tahun. SEVIMA juga telah membuktkikan keberhasilan digitalisasi tersebut bersama lebih dari 800 kampus mitra SEVIMA di seluruh Indonesia.

“Akreditasi dulunya sering jadi keluhan. Tapi persiapan akreditasi perguruan tinggi dan prodi hanya tinggal tarik data saja, tanpa harus lembur berhari-hari, itu sudah bisa dilakukan dengan SEVIMA Platform. Mei nanti juga akan dirintis modul Beban Kerja Dosen (BKD) di SEVIMA Platform yang akan memulai integrasi pelaporan data dosen ke sistem pemerintah, merespon aturan baru terkait administrasi dosen,” ujarnya.

2. Kembangkan Kampus dengan Kehadiran Pakar dan Publikasi

Proses digitalisasi dan pengembangan kampus tentunya tidak bisa dikerjakan sendiri. Prof. Saiful menyebutkan, sangat diperlukan kolaborasi dengan para pakar termasuk dari dunia usaha dan dunia industri yang dapat memberi masukan kepada kampus. Sehingga kurikulum dan lulusan kampus nantinya, sesuai dengan kebutuhan industri.

Oleh karenanya, pengembangan kampus dengan kehadiran pakar dan publikasi dari luar kampus sangatlah dibutuhkan.

“Terlebih sekarang kita berharap kurikulumnya sudah outcome based education (kurikulum berbasis hasil). Artinya butuh dunia usaha dan dunia industri seperti SEVIMA,” ungkap Prof. Saiful.

Kerjasama ini menyepakati kehadiran para doktor lulusan luar negeri yang tergabung dalam Tenaga Ahli SEVIMA, untuk dapat hadir secara gratis dalam Seminar dan Webinar yang diadakan LLDIKTI Sumut maupun 204 kampus di wilayah Sumatera Utara.

Andry Huzain berharap melalui kolaborasi ini, SEVIMA berkomitmen untuk terus meringankan beban kampus dan bapak ibu dosen dan perguruan tinggi dari segi administrasi sekaligus berbagi pengalaman.

“Kolaborasi akan terus SEVIMA lakukan, dengan tenaga ahli kami yang pakar di bidang IT, untuk terus merevolusi pendidikan tinggi!,” pungkas Andry./SEVIMA